Verfahrens-Dokumentation

Was ist überhaupt eine Verfahrensdokumentation?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle Datenverarbeitungssysteme Ihres Unternehmens, die wichtig für die Rechnungslegung sind. Dies sind neben der Finanz- und Lohn- und Anlagenbuchhaltung unter anderem:

  • Warenwirtschaftssystem,
  • Fakturierung,
  • Dokumenten-Management-System,
  • Kassensystem,
  • Zahlungsverkehrssystem.
  • Daneben zählen aber auch elektronische Waagen, Taxameter, elektronische Fahrtenbücher und Geldspielgeräte und zahlreiche weitere Systeme dazu.

Die Verfahrensdokumentation bildet

  • Inhalt,
  • Aufbau,
  • Ablauf und
  • Ergebnisse

des Datenverarbeitungsverfahrens ab.

Der Umfang der Dokumentation richtet sich nach Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie der eingesetzten Systeme. Ein Handwerksbetrieb mit drei Mitarbeitern benötigt eine weniger umfangreiche Dokumentation als eine AG.

 

Warum brauche ich für mein Unternehmen eine Verfahrensdokumentation?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung benötigt jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation, damit die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gewährleistet ist.

Ohne Dokumentation seien die Datenverarbeitungssysteme für den Finanzamtsprüfer nicht verständlich und die Verschaffung eines Gesamtüberblickes nicht möglich.

Im Extremfall drohen bei mangelhafter oder komplett fehlender Verfahrensdokumentation hohe Steuernachzahlungen – und zwar, ohne dass gegen einzelne Steuergesetzte wie das Körperschaft- oder Umsatzsteuergesetz verstoßen wurde.  

Jedoch kann die Erstellung einer Dokumentation auch einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bieten:

  • Sie stellen damit eine wirksame und gleichmäßige Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen sicher.
  • Die Einarbeitung in neue Arbeitsfelder fällt Ihren Mitarbeitern leichter; neue Mitarbeiter sind schneller einzuarbeiten.
  • Eine Verfahrensdokumentation kann ein vorhandenes Qualitätsmanagementsystem ergänzen und eine Basis für die Bestimmung von Verbesserungsmöglichkeiten sein.  

Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?

Zunächst ist eine Bestandsaufnahme durchzuführen, um herauszufinden welche relevanten Datenverarbeitungssysteme Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Anschließend sind die Herstellerunterlagen wie Benutzerhandbücher oder Programmieranleitungen zu den einzelnen Systemen zusammenzutragen.

Danach erarbeiten Sie für jedes System

  • eine allgemeine Beschreibung
  • eine Anwenderdokumentation
  • eine technische Systemdokumentation und
  • eine Betriebsdokumentation

Wie kann das ZAHLMANN-Team Sie unterstützen?

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation. Zunächst ermitteln wir alle relevanten Datenverarbeitungssysteme. Anschließend kommen wir zu Ihren in den Betrieb und erarbeiten mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern alle notwendigen Inhalte für die Dokumentation. Gerne beraten wir Sie auch hinsichtlich Änderungen und Anpassungen, so dass Sie der nächsten Betriebsprüfung zuversichtlich entgegen sehen können. 

Haben Sie Fragen zur Varfahrensdokumentation?

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Ihr Ansprechpartner

Daniel Brandhorst (Büro)

Daniel Brandhorst

Steuerberater, Dipl.-Finanzwirt (FH)
E-Mail: Daniel.Brandhorst@Zahlmann.de